28% postępowań w UE otrzymuje jedną ofertę. Jak systemowo monitorować przetargi

Komisja Europejska w Single Market Scoreboard mierzy jakość rynku zamówień publicznych. Dla danych za 2024 r. unijna wartość referencyjna wskaźnika „single bidder” wynosi 28%. Komisja traktuje wysoki udział takich postępowań jako sygnał ograniczonej konkurencji. Przyczyny mogą być różne — od specyfiki rynku po konstrukcję zamówienia — dlatego sama liczba nie dowodzi, że potencjalni wykonawcy nie zauważyli ogłoszenia.

Ten tekst dotyczy węższego problemu, na który firma ma wpływ: jak wcześniej wykrywać ogłoszenia pasujące do jej profilu i zostawić zespołowi więcej czasu na ocenę oraz przygotowanie oferty.

§Czym jest TED

TED (Tenders Electronic Daily) to internetowa wersja Suplementu do Dziennika Urzędowego UE — centralny rejestr ogłoszeń o zamówieniach publicznych, których wartość przekracza progi unijne. Publikują tam zamawiający z całej Unii i szerzej, z Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Ogłoszeń są setki tysięcy rocznie: postępowania, sprostowania, wyniki.

Progi unijne są aktualizowane co dwa lata rozporządzeniem Komisji; dla orientacji, w latach 2024–2025 wynosiły ok. 221 tys. EUR dla dostaw i usług oraz ok. 5,5 mln EUR dla robót budowlanych. Wszystko powyżej progu musi trafić na TED — także polskie zamówienia. Wszystko poniżej żyje w krajowych systemach: w Polsce to przede wszystkim Biuletyn Zamówień Publicznych i platforma e-Zamówienia, plus komercyjne platformy zakupowe. Kompletny monitoring przetargów obejmuje więc co najmniej dwa piętra: TED dla dużych postępowań (w tym zagranicznych) i źródła krajowe dla reszty.

Każde ogłoszenie na TED ma strukturę: zamawiającego, kody CPV (klasyfikacja przedmiotu zamówienia), kody NUTS (lokalizacja), wartość, terminy. Ta struktura to jednocześnie największa siła TED — da się po niej wyszukiwać — i jego największa pułapka, o czym za chwilę.

§Dlaczego firmy przegapiają przetargi

Wolumen i szum. W samych tylko kodach CPV interesujących przeciętną firmę IT czy budowlaną pojawiają się dziesiątki ogłoszeń dziennie z całej UE. Przeglądanie ich ręcznie to praca, którą trzeba wykonywać codziennie — a zadania wykonywane „codziennie, obok innych obowiązków“ umierają średnio po trzech tygodniach.

Kody CPV kłamią. Klasyfikację nadaje zamawiający i robi to według własnego uznania. Zamówienie na system informatyczny potrafi wylądować pod kodem usług doradczych; usługa serwisowa — pod kodem dostawy sprzętu. Firma filtrująca wyłącznie po „swoich“ kodach systematycznie traci część rynku i nigdy się o tym nie dowiaduje, bo nie widzi tego, czego nie widzi.

Terminy pracują przeciwko spóźnionym. W procedurze otwartej minimalny termin składania ofert to co do zasady 35 dni od wysłania ogłoszenia (dyrektywa 2014/24/UE), z możliwością skrócenia w określonych przypadkach. Brzmi komfortowo — ale przygotowanie oferty z referencjami, wyceną i ewentualnym konsorcjum realnie zajmuje tygodnie. Firma, która dowiaduje się o postępowaniu po dziesięciu dniach, oddaje jedną trzecią czasu przewagi tym, którzy zobaczyli ogłoszenie w dniu publikacji.

Nikt nie jest właścicielem procesu. Handlowcy zakładają, że przetargi śledzi dział ofertowania, dział ofertowania — że handlowcy. Monitoring przetargów bez przypisanego właściciela nie jest procesem, tylko życzeniem.

§Co naprawdę mówi statystyka jednego oferenta

Warto na chwilę wrócić do liczby z tytułu, bo łatwo ją źle odczytać. Komisja Europejska używa odsetka postępowań z jedną ofertą jako jednego ze wskaźników jakości rynku zamówień — wysoka wartość może wskazywać na ograniczoną konkurencję. Sam wskaźnik nie wyjaśnia jednak przyczyny konkretnego przypadku.

Jednym z możliwych problemów po stronie wykonawcy jest przeoczenie pasującego ogłoszenia: może ono mieć nietrafiony kod CPV, pojawić się w okresie urlopowym albo używać słownictwa nieobecnego w zapisanej kwerendzie. Monitoring nie usuwa innych barier udziału w postępowaniu, ale pomaga zmierzyć i ograniczać ten konkretny problem.

Wniosek jest prosty i mierzalny: przewaga konkurencyjna w zamówieniach publicznych ma dziś w dużej mierze charakter informacyjny, nie tylko cenowy. Zanim zaczniecie optymalizować marże w ofertach, opłaca się zoptymalizować coś tańszego — moment, w którym w ogóle dowiadujecie się o postępowaniu.

§Monitoring ręczny: jak wycisnąć maksimum z TED

TED jest darmowy i ma przyzwoite narzędzia — zanim kupicie cokolwiek, warto je znać:

1. Wyszukiwanie zaawansowane — filtrowanie po kodach CPV, kodach NUTS, kraju, rodzaju ogłoszenia i słowach kluczowych w treści.
2. Zapisane wyszukiwania i powiadomienia — po założeniu konta można zapisać kwerendę i dostawać powiadomienia o nowych wynikach.
3. Kanały RSS — wyniki wyszukiwania da się subskrybować w czytniku RSS, co pozwala zbudować prosty „kokpit“ bez logowania.
4. Reguła szerokich kwerend — ze względu na problem błędnych kodów CPV warto obok kodów filtrować także po słowach kluczowych i przeglądać kody sąsiednie.

Ograniczenia są jednak systemowe: kwerendy łapią słowa, nie znaczenie (ogłoszenie opisane innym słownictwem przepada), ktoś musi codziennie przejrzeć wyniki i ocenić „czy to dla nas“, a TED to tylko jedno piętro — źródła krajowe trzeba monitorować osobno, według innych reguł.

§Automatyzacja: co powinna robić naprawdę

Sensowna automatyzacja monitoringu przetargów to nie „RSS z ładnym interfejsem“. Różnica leży w warstwie oceny:

• pobiera ogłoszenia ze wszystkich pięter (TED + źródła krajowe) w stałym rytmie, nie wtedy, gdy ktoś ma czas;
• ocenia treść, nie tylko metadane — czyli czyta, czego dotyczy zamówienie, zamiast ufać kodowi CPV nadanemu przez zamawiającego;
• zna profil firmy — branżę, referencje, geografię, widełki wartości — i odsiewa resztę;
• alertuje z kontekstem — termin składania ofert, zamawiający, szacowana wartość, powód dopasowania.

Dla przejrzystości: tak to rozwiązujemy w Lextronie — ogłoszenia TED są jednym z 267 monitorowanych źródeł pierwotnych, a każdą pozycję ocenia model językowy względem kryteriów zdefiniowanych przez firmę, więc filtrem jest treść ogłoszenia, a nie wyłącznie kod CPV. Produkt działa obecnie w formule programu pilotażowego.

Uczciwie o ograniczeniach: automatyzacja nie napisze za Was oferty, a źle zdefiniowany profil firmy będzie produkował szum niezależnie od technologii. Zysk jest gdzie indziej — w czasie. Ta sama informacja w dniu publikacji zamiast po dziesięciu dniach to często różnica między startem a rezygnacją.

§Checklista startowa

1. Spiszcie kody CPV opisujące Waszą działalność — plus kody sąsiednie, pod którymi zamawiający mogą (błędnie) klasyfikować takie zamówienia.
2. Określcie geografię i widełki wartości zamówień, o które realnie chcecie się bić.
3. Załóżcie zapisane wyszukiwania na TED i odpowiedniki w źródłach krajowych.
4. Wyznaczcie właściciela procesu i SLA: każde nowe ogłoszenie ocenione w ciągu 24 godzin.
5. Prowadźcie rejestr: ile ogłoszeń system pokazał, ile było trafnych, w ilu wystartowaliście, ile wygraliście.
6. Po kwartale policzcie koszt przeglądania ręcznego i porównajcie z automatyzacją — decyzję podejmijcie na liczbach, nie na wrażeniach.

§Podsumowanie

Statystyka jednego oferenta sygnalizuje ograniczoną konkurencję, ale nie przesądza o jej przyczynach. Firma może natomiast kontrolować własny proces: zakres wyszukiwań, częstotliwość przeglądu, czas oceny i jakość rejestru decyzji. Wcześniejsze wykrycie pasującego ogłoszenia daje zespołowi więcej czasu na ocenę, partnerstwa i przygotowanie oferty.